Automação Robótica de Processos (RPA) em contexto

Automação Robótica de Processos

 

A RPA tem o potencial de gerar um valor comercial significativo. No entanto, é apenas um item na caixa de ferramentas que você deve manter como parte de um moderno kit de ferramentas da plataforma de negócios digitais. 

 

A natureza não invasiva da RPA significa que ela é particularmente útil quando você deseja agilizar as operações que dependam de atividades administrativas executadas usando conjuntos de sistemas de TI legados e onde você deseja gerar resultados rapidamente, sem passar pelo incômodo de tentar redesenhar e implementar as alterações nos sistemas legados existentes.

 

 

Além da RPA

 

A RPA não é a melhor resposta quando:

 

Você quer automatizar o fluxo de trabalho em muitas tarefas, particularmente onde pessoas são envolvidas na execução de algumas dessas tarefas. Aqui, você deve examinar as plataformas BPM para criar aplicativos que coordenem o fluxo de trabalho e troca de conhecimento entre pessoas e equipes.  

Você deseja coordenar o fluxo de dados entre sistemas e aplicativos que já possuem APIs documentadas, ou onde as solicitações de dados e respostas precisam operar com alto desempenho (mais do que algumas solicitações por segundo). Aqui, você deve procurar plataformas especializadas de integração de aplicativos ou plataformas BPM.  

Além disso, em alguns cenários, embora a tecnologia RPA possa ser o núcleo da solução de que você precisa, você deve estar preparado para adicionar outras tecnologias à RPA. 

 

RPA com BPM

 

Em muitos casos, as tarefas em que você está testando a automatização com a RPA serão, na realidade, apenas atividades individuais dentro de processos de negócios mais amplos, isto é, processos que dependem do conhecimento e das decisões de várias pessoas e equipes, além de incluir tarefas altamente estruturadas, que podem ser automatizadas rapidamente.

 

Nessas situações, é sempre importante considerar o valor comercial potencial de não apenas automatizar os processos mais simples das tarefas altamente estruturadas com a RPA, mas também usar uma plataforma de tecnologia BPM para orquestrar o fluxo geral de trabalho, gerenciar a distribuição trabalho e monitorar o progresso e desempenho dos casos através do processo.

 

O uso de uma plataforma com tecnologia BPM em conjunto com uma plataforma de RPA oferece um backbone de automação e gerenciamento para processos de negócios de ponta a ponta. Além disso, disponibiliza uma plataforma que permite complementar o trabalho realizado por uma “força de trabalho robótica” com conhecimento humano, por exemplo, para tornar mais fácil para uma equipe de especialistas humanos, de maneira estruturada e transparente, corrigir erros que surgem do processamento automatizado e melhoram as configurações do robô.

 

 

RPA com Gerenciamento de Decisões

 

Onde há necessidade de automatizar a tomada de decisões de negócios como parte de tarefas administrativas (por exemplo, quando uma tarefa exige que um operador identifique e insira uma taxa de desconto para a qual um determinado cliente é elegível, com base no histórico de pedidos ou outros dados), você deve tentar usar um sistema de gerenciamento de decisões em conjunto com sua plataforma de RPA.

 

Você usará seu sistema de gerenciamento de decisões para gerenciar as regras de negócios envolvidas e terá suas definições robotizadas invocando essas decisões por meio de uma API. Isso evita codificar as principais regras de negócios no script, como parte de suas definições automatizadas e aprimorará a abrangência e a manutenção de longo prazo da sua implementação.

 

 

RPA com captura de documentos

 

De forma semelhante, se você estiver testando tarefas de automação que usam informações não estruturadas ou semiestruturadas como parte de suas entradas (por exemplo, e-mails de clientes, cartas, formulários manuscritos, etc.) ou faturas enviadas ao departamento de contas a pagar), você se beneficiará explorando o uso da tecnologia de captura automatizada de documentos juntamente com a tecnologia RPA.

 

 

4 fatores críticos de sucesso

 

À medida que você começa a explorar o potencial da tecnologia de RPA na sua empresa, é importante ter em mente as lições que outras pessoas aprenderam para obter valor nos projetos de RPA. Os fatores de sucesso mais críticos comumente citados pelos primeiros usuários do RPA incluem:

 

Pese todas as variáveis de valor de negócios. Ao trabalhar com seus processos operacionais para descobrir oportunidades de usar a tecnologia RPA, você pode descobrir muitos casos de uso em potencial. É vital que você priorize os casos corretamente, se quiser obter o retorno comercial de um investimento de RPA. Você deve criar e usar um modelo de análise de caso de negócios padrão, que demanda que os analistas explorem todos os principais aspectos de custo e risco presentes no ambiente "no estado em que se encontram".

 

Por exemplo, é importante considerar não apenas o custo total por hora carregado dos trabalhadores das tarefas existentes, a frequência diária / semanal / mensal de execução de tarefas e o tempo que normalmente leva um trabalhador humano para concluir a tarefa, mas também é importante considerar os riscos das tarefas serem executadas incorretamente (em termos de custos extras / tempo incorrido, danos à reputação e assim por diante).

 

Não espere para se engajar. A implementação da tecnologia RPA é um exercício de mudança cultural nos negócios. Ela afetará as maneiras pelas quais as pessoas realizam seus trabalhos (na verdade, esse é o ponto chave na implementação da RPA).

 

Você precisa pensar nas implicações de mudança de pessoal para o trabalho, desde o início de um projeto de RPA, entender quem tem mais chances de ser afetado e como será afetado. Trabalhe para engajar o maior número possível de pessoas envolvidas nessas implicações, o mais cedo possível no processo. Não fique tentado a evitar envolver-se com as pessoas que possam ser afetadas, pois isso poderia levar a conversas difíceis. Em vez disso, veja o engajamento como uma oportunidade de obter novas contribuições sobre como o trabalho pode ser feito de maneira mais eficiente ou como os clientes podem ser mais bem atendidos.

 

Construa a resiliência do sistema. A automação robótica deve ser "programada" com antecedência, mesmo que os robôs sejam configurados principalmente por meio de modelagem visual, em vez de programação de baixo nível.

 

Isso significa que, na operação no mundo real, é improvável que haja uma automação perfeita: erros ocorrerão e os robôs encontrarão situações com as quais não poderão lidar. Você precisa se certificar de que qualquer sistema implementado possa lidar com erros e problemas de forma tranquila, facilitar a reversão e a correção de erros por parte de humanos experientes e facilitar a correção e aprimoramento das configurações do robô quando necessário.

 

Trabalhe com o pessoal de TI. Pode ser que seus primeiros passos com a tecnologia RPA possam prosseguir sem o envolvimento direto de um departamento de TI. No entanto, mais cedo ou mais tarde, você precisará de contribuições de especialistas em TI, seja sobre instalação de software, configuração de segurança, relatórios e análises ou qualquer outra coisa. As experiências das primeiras empresas que adotaram nos mostram que as organizações que envolvem a TI no início da adoção da RPA minimizam os riscos de paralisação dos projetos e maximizam a robustez, portanto, os resultados comerciais de seus investimentos.

 

A melhor prática é trabalhar rapidamente para criar um comitê multifuncional para a RPA, assim que os primeiros projetos-piloto tiverem seus benefícios e aprendizados. 

 

 

Conclusão

 

Embora as tecnologias de BPM e RPA possam ser implantadas separadamente em iniciativas de transformação digital, quando elas são estrategicamente implementadas em conjunto é que seus benefícios individuais são combinados.

 

O BPM e o RPA se complementam, formando um duo poderoso, que pode ajudar as organizações a entregar mais em suas metas de automação de processos. No futuro, a RPA se tornará parte ainda mais integrante dos sistemas tradicionais de BPM e do conjunto geral de ferramentas de transformação digital das organizações.

 

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